Semuapelaksanaan tugas kantor bisa dilakukan di mana saja, tak harus di dalam gedung sebagai acuannya. 3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak. baik di perusahaan atau kantor. Tugas administrasi perkantoran yang akan kita pelajari di Jurusan Administrasi Perkantoran sebagai contoh manajemen kearsipan, korespondensi, teknologi informasi, dan tentu Fungsiteknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai. 3. Fungsi Analisis. Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang. 4. Pengertian Karakteristik, Tujuan, Fungsi, Tugas, Kegiatan, Unsur, dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Secara etimologi, kata administrasi berasal dari bahasa Latin yakni Ad yang berarti intensif dan ministrare yang berarti membantu, melayani atau memenuhi.. Definisi administrasi perkantoran atau kesekretariatan adalah rangkaian aktivitas rutin dalam suatu organisasi yang Homepage/ Tugas / II. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan, singkat, jelas dan benar!, 1. Jelaskan yang dimaksud administrasi perkantoran!, 2. Sebutkan tujuan administrasi perkantoran secara khusus?, 3. Sebutkan tujuan analisis jabatan?, 4. Apa sajakah syarat keterampilan yang harus dimiliki oleh personel kantor?, 5. 18 Administrasi Perkantoran Kerja sama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang secara bersama-sama, teratur, dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama. Kegiatan sekelompok orang berdasarkan kerja sama merupakan gejala yang bersifat universal (tidak mengenal waktu BacaNulisCom - Menurut riset yang saya lakukan, ada sekitar 10.000 yang mencari tahu tentang tugas dari seorang pegawai Administrasi Perkantoran. Saya berfikir, mungkin di sebabkan oleh bidang pekerjaan ini memang banyak dibutuhkan, sehingga ada begitu banyak calon pegawai yang ingin mengetahui lebih terlebih dahulu sebelum bekerja. Sebenarnya tugas pokok Administrasi Perkantoran ialah 10tugas administrasi perkantoran. 1. Menyusun Agenda Kantor. Sebuah perusahaan yang kecil jarang memiliki seorang sekretaris, pegawai atau staff perkantoran akan berada di posisi tersebut. Mereka bertanggung jawab mengatur jadwal pertemuan dari pihak eksternal supaya tidak saling bertabrakan. Termasuk agenda dari pak bos besar. PENGERTIANADMINISTRASI PERKANTORAN Administrasi perkantoran merupakan segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap perkerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. sebagai suatu fungsi administrasi perkantoran berkaitan dengan manajemen dan pengarahan dari semua tahap operasi Kc7z7. Author RUN iProbe 03 Jan 2023 Administrator kantor atau manajer kantor pada dasarnya bekerja menyelesaikan tugas klerikal dan administratif untuk kantor. Tugas utama bagian administrasi perkantoran antara lain menyambut dan mengarahkan pengunjung, mengoordinasikan rapat dan janji temu, serta melaksanakan tugas administrasi seperti menjawab telepon dan email. Pada intinya, tugas administrasi perkantoran di lingkungan kantor adalah menanggapi panggilan telepon dan email agar operasi bisnis berjalan lancar. Selengkapnya, simak ulasan beberapa tugas administrasi perkantoran yang perlu Anda ketahui. Apa Saja Tugas Administrasi Perkantoran? Tugas administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk menjaga agar rapat tetap berjalan dengan komunikasi antar peserta yang terlibat satu sama lain. Office administrator juga bertugas untuk memastikan semua karyawan mengikuti dan mematuhi protokol serta menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu dan sesuai anggaran. Administrator kantor juga memberi contoh kepada karyawan lain dengan kinerja yang baik serta mendelegasikan tugas tertentu kepada karyawan agar berkolaborasi mencapai tujuan bersama. Tugas administrasi perkantoran juga memastikan setiap karyawan mendapatkan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Uraian Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran Sumber Freepik Beberapa contoh tanggung jawab dalam bidang administrasi perkantoran di sebuah perusahaan antara lain Mengoordinasikan kegiatan untuk memastikan efisiensi dan menjaga kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Mengawasi anggota staf administrasi serta membagi tanggung jawab secara merata untuk meningkatkan kinerja. Mengelola agenda, rencana business trip, dan janji temu untuk manajemen tingkat atas. Mendukung prosedur pembukuan bookkeeping dan penganggaran untuk perusahaan. Membuat dan memperbarui database terkait karyawan, personnel, informasi keuangan, dan lainnya. Menyerahkan laporan serta menyiapkan proposal dan presentasi sesuai kebutuhan. Membantu kolega kapanpun ada kesempatan untuk melakukannya. Keterampilan yang Harus Dimiliki oleh Staf Administrasi Pengalaman yang telah terbukti sebagai administrator kantor, asisten kantor, atau peran lainnya yang relevan. Kemampuan dalam berkomunikasi dan interpersonal yang mumpuni. Keterampilan organisasi dan kepemimpinan yang sangat baik. Memahami dan akrab dengan prosedur manajemen kantor dan prinsip akuntansi dasar. Pengetahuan dan penguasaan yang sangat baik tentang MS Office, Outlook, dan office management software ERP, dan lain-lain. Kemampuan manajemen waktu yang baik. Memiliki kualifikasi dalam secretarial studies Kemampuan untuk bekerja dengan cepat dan kerja tim. Memiliki pemikiran kritis, pemecahan masalah, dan tekad. Gelar akademik sarjana dalam administrasi perkantoran atau bidang yang relevan. Etos kerja mandiri, terorganisasi dengan baik untuk memenuhi deadline. Administrator Kantor Bertanggung Jawab kepada Siapa? Sumber Freepik Office administrator biasanya melapor atau bertanggung jawab ke anggota staf tingkat senior, seperti Chief Executive of Operations atau anggota tim eksekutif lainnya. Anggota tim eksekutif akan sering menugaskan manajer perkantoran dan staff-nya untuk melaksanakan tugas sehari-hari dalam lingkup administrasi perkantoran. Office administrator juga dapat menyampaikan kritik konstruktif atau feedback kepada executive team yang juga berdampak pada kualitas kepemimpinan mereka. Dalam melaksanakan tugas administrasi perkantoran, setiap administrator kantor yang hebat harus memiliki skill berorganisasi yang kuat dalam melacak, mengelola, serta menyimpan informasi klien dan detail penting terkait perusahaan. Penting juga bagi administrator untuk memiliki skill manajemen tugas yang hebat untuk memprioritaskan banyak tanggung jawab secara efektif yang harus diselesaikan setiap hari. Baca juga 7 Strategi Multitasking yang DIjamin Anti Stres Untuk memudahkan semua urusan terkait administrasi perkantoran, manfaatkan aplikasi Human Resource Information System HRIS, salah satunya BroadwaysHR. Untuk mempertahankan produktivitas kerja administrator tetap baik, BroadwaysHR memiliki sistem cloud terbaik yang dapat beradaptasi dengan manajemen perusahaan. Gunakan layanan Organization Development yang memfasilitasi pengaturan job holder, employee assessment, employee training, dan lainnya. Mari cerdas mengelola administrasi perkantoran dan karyawan bersama BroadwaysHR. Hubungi kami di sini. Dalam sebuah perusahaan ada berbagai macam terdapat banyak divisi guna menjalankan perusahaan. Salah satunya adalah divisi yang menangani bagian administrasi. Secara umum, tugas dari seorang pegawai administrasi yaitu melakukan tata kelola administrasi pada perusahaan tersebut. Tidak hanya mengurusi dokumen-dokumen saja, tapi juga melayani masalah kebutuhan atau sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja. Baca juga Ini Dia Motivasi Kerja Untuk Kamu yang Sedang Lelah! Selain itu, koordinasi tugas dari pegawai administrasi pun selaras dan sangat berhubungan dengan manajemen perusahaan sehingga diperlukan hubungan yang baik dalam mewujudkan hal tersebut. Adapun Tugas lain dari pegawai Administrasi adalah sebagai berikut Menerima Panggilan Telepon Seorang pegawai administrasi memiliki tugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan melakukan panggilan melalui telepon dari pihak luar. Maka dari itu seorang pegawai administrasi haruslah memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Pada perusahaan yang berskala kecil menengah, tugas menerima panggilan telepon ini adalah bagian jobdesk dari pegawai administrasi. Akan tetapi pada perusahaan yang berskala besar biasanya memiliki divisi tersendiri yang memang tugasnya adalah menerima panggilan telepon. Membuat Agenda Kantor Dari komunikasi melalui telepon, kadang ada relasi yang ingin bertemu dengan pimpinan perusahaan atau divisi lain. tugas Administrasi Perkantoran juga harus menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal pertemuan, perlu adanya komunikasi dengan bagian lain agar jadwal bisa tersusun dengan tepat dan tidak bertabrakan. Bahkan staff administrasi pun diberikan wewenang untuk membuat agenda atau kegiatan yang akan dilaksanakan oleh perusahaan atau instansi setempat dengan jangka waktu bulanan hingga tahunan. Melakukan Arsip Data Mungkin tugas utama di setiap perusahaan untuk pekerjaan ini biasanya adalah melakukan arsip data. Hal tersebut perlu dilakukan agar data-data yang ada mudah untuk dikelola serta data maupun dokumen bisa terorganisir dengan baik. Pembuatan Surat Tugas seorang Staff Administrasi yang selanjutnya adalah membuat surat-surat yang diperlukan oleh perusahaan. Surat yang diurus oleh seorang staff administrasi ini umumnya bersifat resmi. Beberapa surat yang sebagai tanggung jawab seorang staff admin diantaranya merupakan surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan dan serta beberapa surat yang diperlukan perusahaan. Baca juga Karyawan outsourcing dan kontrak Apa itu pengembangan sdm perusahaan Perbedaan jaminan hari tua dan jaminan pensiun Administrasi perkantoran merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam perusahaan. Apa pun bidang industri perusahaan Anda, semua membutuhkan administrasi perkantoran. Alasannya, tugas administrasi perkantoran melibatkan sejumlah pekerjaan yang mendukung kelancaran perusahaan. Generasi muda masa kini mungkin banyak yang memilih jalan karier di bidang kreatif atau teknologi. Namun, administrasi perkantoran masih menjadi pekerjaan penting dan selalu dibutuhkan kapan pun. Administrasi perkantoran pada masa kini justru menggunakan teknologi demi menunjang efisiensi pekerjaannya. Lantas, apa saja tugas administrasi perkantoran dalam sebuah perusahaan? Mari kita ulas bidang karier yang paling penting dalam perusahaan ini di artikel ini. Mengenal Administrasi Perkantoran Ada baiknya Anda memahami makna administrasi terlebih dahulu sebelum memahami pengertian administrasi perkantoran. Berdasarkan etimologi, administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu ad’ artinya intensif dan ministrare’ yang berarti membantu atau melayani. Administrasi perkantoran berarti pekerjaan rutin atau intensif yang berhubungan dengan pengelolaan data atau informasi. Administrasi perkantoran dalam arti sempit berarti segala kegiatan teknis yang memiliki peranan pokok dalam kegiatan operasional perusahaan. Administrasi perkantoran memiliki peran penting, yaitu menciptakan efektivitas dalam sebuah perusahaan. Ada pula pengertian administrasi perkantoran dalam arti luas. Dalam hal ini, administrasi perkantoran melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penyelenggaraan, dan pengawasan setiap pekerjaan di bidang tata usaha kantor dengan baik. Baca juga Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran? Daftar Tugas Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran memiliki daftar tugas yang tidak sedikit. Administrator kantor sebagai orang yang berurusan dengan administrasi perkantoran harus menjalankan sejumlah pekerjaan yang berkaitan dengan operasional kantor sehari-hari. Berikut ini tugas administrasi perkantoran dalam perusahaan 1. Membuat Agenda Kantor Pembuatan segala agenda kantor mencakup jadwal pertemuan rapat dengan anggota internal perusahaan atau pihak eksternal seperti klien dan supplier. Administrator kantor harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menunjang pekerjaan ini. Mereka harus berkomunikasi mengenai jadwal meeting, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, dan sebagainya. 2. Mengelola Dokumen Dokumen merupakan aset berharga bagi perusahaan sehingga harus dikelola dengan tepat. Pengelolaan dokumen meliputi kegiatan pencatatan laporan keuangan, notula rapat, dan sebagainya. Untuk mengelola dokumen, administrator kantor harus memiliki kemampuan pengarsipan, pembukuan, dan riset. 3. Mengurus Surat-Menyurat Administrasi perkantoran juga bertanggung jawab dalam surat keluar dan menginput surat masuk. Ada banyak surat yang dibuat oleh administrator kantor, yaitu surat perintah kerja, surat domisili, surat pembelian, surat penjualan, surat perpanjangan kontrak, dan sebagainya. Baca juga Contoh Absensi Karyawan Harian Manual di Perusahaan 4. Menginput Data Input atau entry data merupakan tugas administrasi perkantoran yang paling mendasar. Data dan informasi dalam bentuk formulir, non-dokumen, atau data multimedia bentuk audio, foto, atau video harus dimasukkan ke dalam aset perusahaan. Data ini sangat penting karena menyimpan informasi terkait konsumen atau klien sehingga harus dilakukan secara efektif dan efisien. 5. Mengarsip Data Data yang diinput kemudian diarsipkan agar tidak hilang. Data yang diarsipkan sangat berguna untuk pengembangan perusahaan agar lebih baik pada masa depan sekaligus memudahkan proses pengorganisasian data. Perusahaan pun harus menjamin keamanan data yang tersimpan di dalamnya supaya tidak bocor, apalagi data tersebut mengandung informasi pribadi dari pelanggan. Baca juga Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang 6. Merekap Data Perusahaan juga harus melakukan rekapitulasi data yang masuk dan telah diarsip. Rekapitulasi data berguna supaya segala informasi yang disimpan dapat dibaca dan digunakan untuk keperluan perusahaan. Proses perekapan dan pengarsipan data harus dilakukan secara aman agar tidak hilang atau diakses oleh orang yang tak bertanggung jawab. 7. Menerima Panggilan Telepon Administrator kantor juga bertanggung jawab terhadap setiap panggilan telepon yang masuk. Keterampilan komunikasi yang baik diperlukan dalam tugas ini karena mereka menjadi penghubung antara penelepon pihak eksternal dan karyawan yang bekerja di dalamnya. Administrasi perkantoran juga menangani keluhan pelanggan apabila perusahaan belum memiliki divisi customer care atau customer service. Baca juga Sistem Customer Self Service untuk Multifinance 8. Menyiapkan Akomodasi Beberapa kegiatan perusahaan juga membutuhkan akomodasi dalam prosesnya. Akomodasi ini berhubungan dengan penjadwalan agar tidak bertabrakan dengan kegiatan lain yang sedang dikerjakan. Contoh akomodasi tersebut meliputi tiket perjalanan dinas, penjadwalan kegiatan atau meeting di luar kantor, dan sebagainya. 9. Melakukan Inventaris Kantor Peralatan dan perlengkapan kantor juga menjadi tanggung jawab administrasi perkantoran. Oleh karena itu, administrator kantor harus membuat daftar inventaris mengenai barang yang keluar dan masuk. Tugas ini sangat penting dilakukan agar keuangan perusahaan lebih efisien dan semua peralatan yang tersedia dapat digunakan lebih maksimal. 10. Membuat Laporan Pekerjaan Laporan telah menjadi hal yang wajib dikerjakan oleh karyawan mana pun, termasuk administrator kantor. Laporan ini bisa menjadi pembanding antara pekerjaan yang ingin dikerjakan dan bentuk realisasinya. Pembuatan laporan biasanya dilakukan setiap bulan, kuartal, atau tahunnya. Administrasi perkantoran di perusahaan juga bisa berkembang apabila mengetahui evaluasi dari kegiatan pembuatan laporan ini. Baca juga Bagaimana Cara Kerja Data Entry? Daftar tugas di atas menunjukkan bahwa administrasi perkantoran merupakan pekerjaan paling penting. Semua pekerjaan di atas akan lebih efisien dan mudah diselesaikan berkat bantuan teknologi, salah satunya aplikasi Document Management System DMS. Pilihlah aplikasi DMS dari AdIns dengan interface yang lebih simpel sehingga lebih mudah dipahami. Tidak masalah jika Anda sedang bekerja dari rumah karena aplikasi DMS ini bisa diakses di mana pun melalui link yang tersedia. Keamanannya pun tidak diragukan lagi karena data Anda akan disimpan dengan sistem enkripsi. Hubungi kami sekarang juga untuk mencoba versi demo aplikasi DMS AdIns agar makin efisien dalam menyelesaikan tugas administrasi perkantoran Anda.